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Conditions Générales de Participation au Summer Camp Skiten Family

1. Informations générales

1.1. Le client déclare avoir lu et accepté les présentes conditions générales dans leur intégralité avant de payer l’acompte pour l’inscription de leur enfant.
1.2. Le parent ou tuteur légal s’engage également à lire le Welcome Pack transmis par Skiten Family SRL avant l’arrivée de l’enfant.
1.3. Skiten Family SRL, dont le siège social est situé à Rue de Rhisnes 45, 5080 Emines, Belgique, organise les séjours décrits dans les documents transmis et assure leur bon déroulement conformément à la réglementation applicable.

2. Règlement d’intérieur

2.1. Téléphones portables

• L’utilisation des téléphones portables est interdite durant le séjour pour favoriser l’immersion des participants.

• Les enfants séjournant deux semaines pourront les utiliser uniquement au milieu du camp, lors d'une période encadrée.

2.2. Substances interdites

• La consommation de cigarettes, cigarettes électroniques, alcool ou substances illicites est strictement interdite.

• En cas de manquement, la sanction sera un renvoi immédiat.

2.3. Comportement

• Chaque participant s’engage à participer activement aux activités, respecter les animateurs et les autres participants, et à adopter un comportement positif et motivé.

• En cas de non-respect des règles, Skiten se réserve le droit d'appliquer des sanctions adaptées, pouvant aller jusqu’au renvoi immédiat pour les infractions graves (violence, harcèlement, comportement dangereux).

2.4. Renvoi d’un participant

• Si un enfant est renvoyé, les parents s’engagent à organiser son retour dans un délai maximum de 24 heures après notification, à leurs frais.

3. Paiement

3.1. La réservation est confirmée à la réception d’un acompte de 300€ par semaine inscrite.
3.2. Le solde du séjour doit être réglé au plus tard deux mois avant le début du camp.
3.3. Conditions d’annulation

• L’acompte versé est non remboursable, sauf en cas de force majeure reconnu (par exemple : annulation du camp par l’organisateur). 

• En cas d’annulation moins de 15 jours avant le début du séjour, aucun remboursement ne sera effectué. 

 

3.4. Tout stage commencé est intégralement dû. Aucun remboursement ne sera effectué en cas d’interruption du séjour pour motif médical, familial ou de renvoi.

4. Assurance

4.1. Les participants doivent être couverts par une assurance accident et responsabilité civile.
4.2. Pour les enfants résidant à l’étranger, une assurance maladie et accident en Belgique est obligatoire.
4.3. Skiten Family SRL décline toute responsabilité en cas :

• d’accident survenu pendant le camp. 

• de perte, vol ou dégradation des effets personnels.

5. Santé et autorisation médicale

5.1. Les parents ou tuteurs légaux doivent signaler à Skiten toute condition médicale particulière, allergie ou régime alimentaire spécifique avant le début du camp. Un certificat médical peut être demandé.
5.2. Les médicaments nécessaires doivent être fournis avec une ordonnance médicale claire et les instructions correspondantes.
5.3. En cas d’urgence médicale :

• Si les parents ne peuvent être contactés malgré plusieurs tentatives, Skiten est autorisé à prendre les décisions nécessaires, y compris autoriser une intervention médicale conseillée par un médecin.

 

5.4. Skiten est autorisé à administrer des traitements mineurs (par exemple : paracétamol) en cas de besoin, sauf avis contraire signalé par écrit avant le début du camp.

6. Traitement des données personnelles

6.1. Conformément au RGPD, Skiten collecte les données personnelles nécessaires à la gestion des inscriptions et à l’organisation du séjour. Ces données sont traitées dans le respect des normes de sécurité et confidentialité.
6.2. Les données peuvent être partagées avec des prestataires ou autorités (comme le SPF Intérieur) pour répondre aux exigences légales ou organisationnelles.
6.3. Elles sont conservées pendant une durée maximale de 8 ans après la fin du camp, sauf demande contraire.
6.4. Les participants (ou leurs représentants légaux) disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression ou d’opposition qu’ils peuvent exercer par e-mail à info@skitenfamily.com.
6.5. Les données ne seront utilisées à des fins promotionnelles qu’avec consentement explicite.

7. En cas de litige

7.1. En cas de différend, une médiation sera proposée avant tout recours judiciaire.
7.2. À défaut de résolution amiable, seuls les Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Namur seront compétents.

8. Utilisation des photos et médias

8.1. En acceptant ces conditions générales, les parents ou tuteurs légaux autorisent Skiten à utiliser les photos et vidéos prises lors du camp à des fins de promotion (site web, brochures, réseaux sociaux).
8.2. Si vous ne souhaitez pas que des images de votre enfant soient utilisées, veuillez nous en informer par e-mail avant le début du camp à : info@skitenfamily.com.

9. Organisation et déroulement du séjour

Les activités proposées peuvent être modifiées en fonction des conditions météorologiques ou d’autres contraintes imprévues, sans compensation financière.

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General Terms and Conditions for Participation in the Skiten Family Summer Camp

1. General Information

1.1. The client declares having read and accepted these general terms and conditions in their entirety before paying the deposit to register their child.
1.2. The parent or legal guardian also agrees to read the Welcome Pack provided by Skiten Family SRL before the child’s arrival.
1.3. Skiten Family SRL, whose registered office is located at Rue de Rhisnes 45, 5080 Emines, Belgium, organizes the stays described in the transmitted documents and ensures their proper conduct in compliance with applicable regulations.

2. Camp Rules

2.1. Mobile Phones

• The use of mobile phones is prohibited during the camp to foster participants' immersion.

• Children attending for two weeks may use their phones only at the mid-point of the camp during a supervised period.

2.2. Prohibited Substances

• The consumption of cigarettes, electronic cigarettes, alcohol, or illegal substances is strictly forbidden.

• Violations will result in immediate expulsion from the camp.

2.3. Behavior

• Each participant agrees to actively participate in activities, respect the instructors (mono’s) and fellow participants, and exhibit positive and motivated behavior.

• Failure to comply with these rules may result in disciplinary action, including immediate expulsion for serious offenses (bullying, violence, harassment, dangerous behavior).

2.4. Expulsion of a Participant

• If a child is expelled, parents agree to arrange their return within a maximum of 24 hours after notification, at their own expense.

3. Payment

3.1. The reservation is confirmed upon receipt of a deposit of €300 per week of attendance.
3.2. The remaining balance must be paid no later than two months before the camp begins.
3.3. Cancellation Policy

• The deposit is non-refundable, except in cases of recognized force majeure (e.g., camp cancellation by the organizer).

• For cancellations made less than 15 days before the start of the camp, no refund will be issued.

3.4. Any camp session that has begun is fully payable. No refund will be granted in case of interruption of the stay for medical, familial, or disciplinary reasons.

4. Insurance

4.1. Participants must be covered by accident and liability insurance.
4.2. For children residing abroad, health and accident insurance in Belgium is mandatory.
4.3. Skiten Family SRL accepts no responsibility in case of:

• Accidents occurring during the camp.

• Loss, theft, or damage to personal belongings.

 

5. Health and Medical Authorization

5.1. Parents or legal guardians must inform Skiten of any specific medical conditions, allergies, or dietary restrictions before the start of the camp.
5.2. Any necessary medication must be provided with clear medical prescriptions and instructions.
5.3. In case of a medical emergency:

• If parents cannot be contacted despite multiple attempts, Skiten is authorized to take the necessary decisions, including authorizing medical intervention recommended by a doctor.

5.4. Skiten is authorized to administer minor treatments (e.g., paracetamol) if needed unless otherwise stated in writing before the camp begins.

 

6. Data Protection

6.1. In accordance with the GDPR, Skiten collects personal data necessary for managing registrations and organizing the stay. These data are processed securely and confidentially.
6.2. Data may be shared with service providers or authorities (such as SPF Interior) to meet legal or organizational requirements.
6.3. Data will be retained for a maximum of 8 years after the end of the camp unless otherwise requested.
6.4. Participants (or their legal representatives) have the right to access, correct, delete, or oppose their data, which can be exercised by email at info@skitenfamily.com.
6.5. Data will only be used for promotional purposes with explicit consent.

 

7. Dispute Resolution

7.1. In case of a dispute, mediation will be proposed before any judicial proceedings.
7.2. Failing an amicable resolution, only the Courts of the Namur judicial district will have jurisdiction.

 

8. Use of Photos and Media

8.1. By accepting these terms and conditions, parents or legal guardians authorize Skiten to use photos and videos taken during the camp for promotional purposes (website, brochures, social media).
8.2. If you do not wish for your child’s image to be used, please inform us via email before the start of the camp at info@skitenfamily.com.

 

9. Camp Organization and Activities

Activities may be modified due to weather conditions or other unforeseen constraints, without financial compensation.